Dos palabras prometen cambiar radicalmente la cultura administrativa del Estado tucumano: expediente digital. La puesta en marcha de este paso en la modernización de la gestión pública será presentado oficialmente en lo próximos días y su impacto puede resumirse con un sólo término: «despapelización». Es decir, que los trámites estatales ya no se realicen con formularios escritos, notas impresas y carpetas, sino online: por internet, sin moverse de casa, sin colas en las oficinas públicas.

«Los beneficios del expediente digital son la despapelización, la simplificación de los procesos y las tareas de la administración pública y la vinculación de las bases de datos. Pero para poder concretar esta digitalización debimos recorrer el camino a la inversa: hacer converger las distintas bases de datos, simplificar los trámites y, entonces sí, despapelizar», explicaJulio Saguir, secretario de Coordinación y Gestión Pública del Ministerio de Coordinación de la Provincia. «Si no se resuelven los enredos antes de informatizarlos, sólo se tiene un problema digitalizado», resume Octavio José Médici, subsecretario de Planeamiento y Tecnologías de Gestión.

No es un discurso ni son tecnicismos. Y la magnitud de la tarea se advierte con los resultados que Saguir y Medici exponen.

Las cifras 
«El Ministerio de Desarrollo Productivo había simplificado ya el trámite del pedido de licencia, que en la administración pública demanda presentar 14 formularios: ellos lo bajaron a dos. Y planteamos que se aplique a las demás áreas», explicó Saguir.

Medici precisa que, durante 2011, los expedientes de licencias sumaron 18.045, e insumieron casi 253.000 hojas: unas 505 resmas, que equivalen a algo más de $ 12.600. La instrumentación del expediente digital provocaría un ahorro del 70% en papel: se dejarían de ocupar casi 177.000 páginas, o sea 354 resmas, lo que redundaría en un ahorro de poco más de $ 8.800.

Otro tanto ha ocurrido con el Ministerio de Desarrollo Social. «Un expediente de ayuda económica, en el proceso actual, debe hacer un recorrido administrativo de 33 pasos. En el proceso futuro, a partir del expediente digital, recorrerá sólo 10. ¿Donde esta la diferencia sustancial? En que el proceso futuro implicará siete consultas a bases de datos integradas. El actual no prevé ninguna», precisa Saguir.

Traducido en papel, los 15.652 expediente por ayuda económica encarados en 2011 insumieron casi 497.000 hojas. Es decir, 939 resmas: casi $ 23.500. El expediente digital, explica Medici, producirá un ahorro del 65% en papel: se dejarán de usar unas 305.000 hojas: 610 resmas, que equivalen a $ 15.250.

«Se trata de un proyecto integrado. Va mucho más allá de sacar papel: es optimizar recursos y tiempo con inteligencia e información», postula Saguir.

Y eso se ve en los tiempos de gestión y en los millonarios costos que se ahorran. El trámite de licencias actual demanda 15 días, contra las dos jornadas del proceso futuro. A $ 12 pesos la hora de trabajo según el salario mínimo vital y móvil, y a $ 5 de costo de traslado del ciudadano a las oficinas públicas, se generará un ahorro de casi $ 1,1 millón anual. La cifra es casi triplicada en cuanto a los expediente de ayuda económica: la digitalización y la simplificación del trámite generarán un ahorro de casi $ 2,9 millones anuales.

«Todo esto implica un doble proceso de reingeniería administrativa y normativa. Hay que concebir una nueva cultural, desligada del papel. Y las condiciones están dadas: en los cursos de capacitación y las reuniones con jefes de despacho encontramos mucha predisposición», refirió Saguir, quien hizo hincapié en el aval político del gobernador, José Alperovich, y en el respaldo del ministro de Coordinación, Jorge Gassenbauer, para que el expediente digital, que será oficialmente presentado en los próximos, sea una realidad.

Reingeniería de procesos: El 20% de los expedientes, el 80% de la carga 
El trabajo de la Secretaría de Coordinación y Gestión pública identificó que el 20% de los expedientes generan casi el 80% de la carga administrativa. Los de Ayuda Directa representan el 24%; los Procesos de Compra totalizan el 18%; los Procesos de Pago equivalen al 10%; las Altas y Bajas de Personal suman el 9%; los Procesos Financieros Contables son el 8%; los Informes significan un 4%; y los Procesos Judiciales otro 4%. El expediente digital apuntará, primero, a esos expedientes.

Financiación del CFI: desarrollo y equipamiento por $ 3,4 millones 
Cuando el Gobierno decidió emprender el camino del expediente digital, lo primero que se hizo fue buscar qué había desarrollado la Nación en esta material. Pero Julio Saguir precisa que sólo encontraron sistemas de registros y seguimientos de trámites. Entonces, el Consejo Federal de Inversión financió la primera etapa, para el desarrollo de procesos, que insumió $ 1,7 millón. Ahora, precisa el secretario de Coordinación, tramitarán una suma similar para la compra del equipamiento informático.